Ce guide a pour objectif d’accompagner les utilisateurs dans l’utilisation des services de gestion du Bordereau Électronique de Suivi des Cargaisons (BESC) ou Electronic Cargo Tracking Note/Advance Shipment Information (ECTN/ASHI). Il détaille les étapes essentielles pour l’enregistrement, la création et la gestion des documents requis pour les formalités administratives et logistiques liées au commerce international, notamment pour les pays suivants : Burundi, Guinée équatoriale, Soudan du Sud, Togo.
1.ENREGISTREMENT
Avant de pouvoir émettre des BESC/ECTN/ASHI, les nouveaux utilisateurs doivent s’enregistrer en créant un compte électronique :
• Accédez au site Web de CEBAS Trading.
• Sélectionnez l’option BESC/ECTN et cliquez sur le drapeau du pays concerné.
• Choisissez l’option S’enregistrer ici, puis remplissez soigneusement le formulaire d’inscription avec les informations demandées :
• Nom de la société, email, adresse, numéro de TVA (obligatoire pour les entreprises européennes), etc.
• Langue de communication préférée : français ou anglais.
• Une fois le formulaire complété, cliquez sur Envoyer. Vous recevrez un email contenant vos identifiants (nom d’utilisateur et mot de passe) pour vous connecter à votre compte.
Remarque : Vous pourrez modifier vos informations personnelles à tout moment via l’option Vos coordonnées une fois connecté.
2.MOT DE PASSE OUBLIÉ
• Cliquez sur Mot de passe oublié, sélectionnez le drapeau du pays concerné, entrez votre nom d’utilisateur et cliquez sur Envoyer.
• Vous recevrez un email contenant vos identifiants et un lien pour réinitialiser votre mot de passe.
3.NOM D’UTILISATEUR ET MOT DE PASSE OUBLIÉS
Si vous avez perdu à la fois votre nom d’utilisateur et votre mot de passe : • Envoyez une demande à contact@cebastrading.com depuis l’adresse email que vous aviez fournie lors de votre enregistrement initial.
4. COMPTE ÉLECTRONIQUE
Une fois enregistré, vous recevrez un email d’activation contenant les instructions pour créditer votre compte.
• Effectuez un virement bancaire d’un montant minimum de 250 € sur le compte indiqué.
• Mentionnez obligatoirement le message structuré pour garantir une attribution correcte des fonds à votre compte.
À noter :
• Les frais bancaires sont à la charge de l’utilisateur.
• Les crédits seront ajoutés uniquement après réception effective des fonds.
Lorsque votre solde descend en dessous de 100 €, un email vous invitera à recharger votre compte.
5. CRÉER UN NOUVEAU BESC/ECTN
Pour chaque connaissement individuel, un BESC/ECTN doit être émis avant le départ des marchandises. La régularisation au port de destination n’est pas autorisée.
Étapes pour créer un nouveau BESC/ECTN :
• Connectez-vous à votre compte en sélectionnant le drapeau du pays concerné.
• Cliquez sur Créer un nouveau BESC/ECTN, puis complétez le formulaire avec les informations suivantes :
• Chargeur et destinataire : renseignez les informations de chaque partie impliquée (nom, adresse, contact).
• Détails d’embarquement : incluez les informations sur l’armateur, le navire, les ports d’origine, de transit et de destination, ainsi que les données relatives au connaissement.
• Conditions d’embarquement et incoterms : sélectionnez les options correspondantes aux documents téléchargés (facture commerciale, connaissement, etc.).
• Mode d’embarquement : pour les conteneurs (FCL, LCL), les véhicules (ROULIER), ou les cargaisons conventionnelles.
Documents requis : Selon la destination, téléchargez les documents nécessaires (facture commerciale, connaissement, etc.).
Options après création :
• Sauvegarder : conservez une version brouillon pour une validation ultérieure.
• Prévalider : permet d’obtenir un numéro temporaire pour communiquer avec les parties prenantes. Les crédits seront déduits à ce stade.
• Valider : soumettez le document complet pour une validation finale. Une fois approuvé, vous recevrez un email dans un délai de 24 heures.
Remarque :
• Une validation finale est obligatoire dans les 72 heures suivant la prévalidation, sans quoi le document sera annulé.
• Toute modification après validation est payante.
6.CONSULTER LES BESC/ECTN
Les utilisateurs peuvent consulter tous leurs documents (brouillons, prévalidés ou validés) via l’interface en ligne. Les documents peuvent être exportés en format PDF, corrigés ou copiés pour une réutilisation. CEBAS Trading s’engage à simplifier vos démarches administratives et à garantir le respect des exigences légales et douanières pour vos opérations internationales. Pour toute assistance, contactez notre équipe dédiée à contact@cebastrading.com.
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